Med et klart og tydelig anbudsdokument blir det enklere for bedriften å matche med riktig avfallsleverandør. Det viktigste er at leverandøren forstår bedriftens behov, krav og mål, slik at du har et solid grunnlag når du skal evaluere tilbudene du får.
Å finne riktig avfallsleverandør kan være utfordrende, men det finnes en oppskrift for å skrive et godt og effektivt anbudsdokument. Her får du fem spesifikke steg som øker sjansene for at du tiltrekker de best kvalifiserte leverandørene.
1. Spesifiser krav, behov, mål og detaljer om tjenestene du ønsker
Start med å lage en oversikt over bedriftens behov og mål, der du beskriver:
- hvilke avfallstyper dere produserer
- avfallsmengder, gjerne for hver avfallstype
- spesifikke krav og spesifikasjoner til avfallshåndteringen
Oppgi nøyaktig hvilke tjenester bedriften trenger, inkludert hvor ofte dere ønsker henting, behandling av forskjellige avfallstyper, og krav til rapportering og dokumentasjon. Krav og kvalifikasjoner leverandøren må oppfylle kan inkludere sertifiseringer, erfaring, tekniske løsninger og evnen til å tilby miljøvennlige alternativer.
Samlet sett vil denne informasjonen gi leverandørene en klar forståelse av hva som forventes av dem.
| Eksempel: "Vi søker en leverandør som kan håndtere bedriftens årlige avfallsmengde på 500 tonn, fordelt på papp, plast og farlig avfall. Vi trenger ukentlig henting av papp og plast, og månedlig henting av farlig avfall. Vi ønsker å øke vår kildesorteringsgrad og redusere avfallskostnadene. Leverandøren må være ISO 14001-sertifisert og ha minst 5 års erfaring med avfallshåndtering for industribedrifter. Løsningene bør inkludere smarte avfallsbeholdere med fyllingsindikatorer. Leverandøren må levere månedlige rapporter som dokumenterer avfallsmengder og kildesorteringsgrad." |
2. Miljø og bærekraft
Inkluder hvilke forventninger bedriften har til bærekraft. Dette kan være alt fra krav til grønne transportløsninger til miljøvennlig behandling av avfallet.
| Eksempel: "Vi ønsker at transporten utføres med kjøretøy som bruker fossilfritt drivstoff, og at minst 90% av avfallet gjenvinnes eller resirkuleres." |
Les også: Bygg grønt omdømme med miljøvennlig avfallshåndtering
3. Kostnader
Bruker du litt tid på å definere hvilke kostnadselementer som skal inkluderes, vil du spare mye tid senere i prosessen. En klar og tydelig presentasjon av prisstrukturen gjør det enklere å sammenligne tilbudene du får.
| Eksempel: "Prisen skal inkludere alle kostnader knyttet til henting, behandling og rapportering av avfall. Vi ønsker en fast pris per tonn avfall samt en detaljert oversikt over eventuelle tilleggskostnader." |
4. Tidslinje, frister og kontaktinformasjon
Tydeliggjør viktige datoer for prosessen, inkludert:
- frist for innlevering av tilbud
- tidspunkter for spørsmål og svar
- forventet beslutningsdato
Husk å oppgi kontaktinformasjon for den som er ansvarlig for anbudsprosessen i bedriften.
5. Evaluering av tilbudene
Helt til slutt i anbudsdokumentet bør du si noe om hvordan du planlegger å evaluere tilbudene. Angi hvilke kriterier som vil bli vektlagt og hvor stor andel hver av disse vil bli vektlagt.
| Eksempel: "Tilbudene vil bli fordelt og evaluert på følgende måte: pris (40%), miljøvennlighet (30%), tekniske løsninger (20%) og erfaring (10%)." |
Les også: Derfor bør toppledere ha et bevisst forhold til avfallshåndtering
Ved å følge disse fem trinnene kan du utarbeide et anbudsdokument som sikrer at du får inn relevante og konkurransedyktige tilbud fra kvalifiserte avfallsleverandører. Dette bidrar til å optimalisere avfallshåndteringen i bedriften, og sikrer bærekraftige og kostnadseffektive løsninger.
