Makuler papirdokumenter og få en tryggere digital hverdag

Av Pål Karlsen 10. oktober 2019

Norsk-Gjenvinning_20181211-NM-kvern-257_v2

Oktober er den nasjonale sikkerhetsmåneden. Hensikten med en slik måned er å bidra til at den digitale hverdagen vår blir tryggere og å hindre sensitive data på avveie. Men da handler det ikke bare om behandling av digitale data. Det forutsetter også sikker lagring og sletting av papirdokumenter. Og at en unngår de vanligste fallgruvene på kontoret.

Sensitive dokumenter i arkivet?

Til tross for nye digitale muligheter, lagres fortsatt en god del personopplysninger og sensitive data på papir. Mange arkiv rommer trolig opplysninger som i henhold til den nye personvernopplysningen, skal slettes når det ikke lenger er bruk for dem. Det er retten til å bli glemt som gjelder.

Derfor er det viktig å ha gode og sikre rutiner for lagring og sletting av disse dokumentene. Rutinene må være en del av virksomhetens internkontroll. De skal sikre at en unngår fallgruver som disse:

  • Gjenglemte dokumenter ved printere og kopimaskiner. Undersøkelser har vist at papirer ofte blir liggende.
  • Driftsstans og kø ved makuleringsmaskinene kan gjøre det fristende å vente til senere, legge fra seg papirene og glemme hele makuleringen.
  • Dokumenter blir lagt igjen på møterom og blir tilgjengelige for andre.
  • Dokumenter kastes i papirkurven. Derfra havner de i søpla hvor uvedkommende kan få tak i dem. Det finnes flere eksempler på det. Vår anbefaling er å kvitte seg med papirkurven.
  • Dokumenter blir liggende på skrivebord hvor besøkende og andre uvedkommende kan lese dem.

Å unngå disse fallgruvene er viktig for å oppfylle kravene i GDPR, for å unngå bøter, svekket omdømme, redusert konkurransekraft og store økonomiske tap.

Husk at dokumenter kan inneholde opplysninger som gjør det mulig for kriminelle å hacke PCer, lesebrett og mobiltelefoner. Det betyr også økt fare for ID-tyveri.

Sikkerhet i alle ledd

I tillegg til god internkontroll med vedtatte rutiner og tiltak, er det viktig med sikre metoder for sletting, noe Norsk Makulering kan tilby. Hos oss blir papirdokumenter makulert gjennom kverning. Resultatet blir så små biter at det opprinnelige innholdet ikke kan gjenskapes. 

Vi legger vekt på sikkerhet i alle ledd av prosessen. Plomberte beholdere settes ut og hentes av sikkerhetsgodkjente sjåfører som transporterer dem i låste biler til lukkede anlegg med videoovervåking og utrykning hvis noe uventet skulle skje.

Makuleringsdugnaden som vi inviterer til i tilknytning til den nasjonale sikkerhetsmåneden i oktober, er en god anledning til å rydde i dokumentarkivene. Heng deg på du også!

LAST NED GRATIS GUIDE : Sikker makulering i din bedrift

 

 

Temaer: sikker makulering, makuleringsbeholder, nasjonal sikkerhetsmåned


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Skriv en kommentar:

Norsk Gjenvinning er Norges største leverandør av gjenvinnings- og miljøtjenester. Våre tjenester omfatter bl.a. avfallshåndtering, metallgjenvinning, industriservice, farlig avfall, og mye mer. Hver uke publiserer vi nye innlegg her på Gjenvinningsbloggen. Følg oss gjerne!

Besøk også www.ngn.no
Gratis Guide: Sikker makulering i din bedrift

Siste innlegg

Temaer

se alle