Godt nytt år! Er du en av dem som tok en ryddesjau på kontoret i jula? Hvis ikke, kan det være lurt å starte året med en opprydding og sikker makulering av sensitiv informasjon. Da hindrer du at slike opplysninger kommer på avveie, samtidig som du starter det nye året med fokus på informasjonssikkerhet. La 2019 bli sikkerhetsåret! Det reduserer sjansen for bøter også.
Bruk opprydding som en test av virksomhetens sikkerhetsrutiner
Oppryddingen kan fungere som en test på om sikkerhetsrutinene dere har virker i praksis. Finner du dokumenter med personopplysninger eller andre sensitive data på ditt eget skrivebord eller andre steder i virksomheten, som ved printere, kopimaskiner eller på møterom, er det tegn på at sensitiv informasjon ikke behandles sikkert nok. Årsaken kan være at rutinene ikke er gode nok eller at medarbeidere av ulike grunner ikke følger dem.
Skap kultur for informasjonssikkerhet
Fjoråret sto i GDPRs tegn. 20. juli ble EUs personvernforordning en del av den norske personopplysningsloven. Både før og etter var det mye fokus på hvordan kravene og de nye pliktene i personvernreglene skulle oppfylles. Nå må du være forberedt på at Datatilsynet vil gjennomføre etterkontroller. Dette er kontroller som skal erstatte tidligere forhåndsgodkjennelser eller konsesjoner for behandling av personopplysninger. Får du tilsyn i virksomheten din, er det viktig å ha regelverk og rutiner på plass.
Enda viktigere blir det at rutinene fungerer i praksis. Vil du unngå at uvedkommende får tilgang til sensitiv informasjon hos dere, må du skape en kultur for informasjonssikkerhet. Det betyr kontinuerlig jobbing. Og at rutiner og praksis gjennomgås med jevne mellomrom. Årsskiftet kan være et godt tidspunkt for en slik gjennomgang.
Innfør sikker makulering
Sikkerhetskultur innebærer sikkerhet i alle ledd. Svikter det i et ledd, er sjansen større for at det gjør det i andre ledd, for eksempel når data skal slettes. Rutiner for sikker sletting er et av kravene som følger av GDPR. Det gjelder både informasjon på papir og det som er lagret digitalt.
Dessverre viser undersøkelser og statistikk fra siste år at informasjonssikkerheten generelt ikke er god nok. Fjorårets Mørketallsundersøkelse avslørte at det skjer for mange sikkerhetsbrudd i norske virksomheter. Noe som trolig koster virksomhetene milliardbeløp hvert år. Ser en på årsakene til disse uønskede sikkerhetshendelsene, kan overskriften være manglende sikkerhetskultur.
Sikker makulering av både papirdokumenter og digitale lagringsmedier reduserer sjansene for at sensitiv informasjon kommer på avveie. Her kan Norsk Makulering hjelpe. Vårt opplegg innebærer at sikkerhetsklarerte sjåfører plasserer ut plomberte beholdere hos dere. Alle dokumenter kan enkelt kastets inn gjennom en slisse i beholderen. På avtalt tidspunkt hentes beholderne og kjøres i låste biler til et lukket og videoovervåket anlegg. Der kvernes dokumentene slik at det ikke blir mulig å gjenskape innholdet. De kvernede dokumentene går til gjenvinning og blir til husholdningspapir og toalettpapir.
Er du klar for ryddesjau og fokus på sikkerhet i det nye året nå? Med en makuleringsbeholder på plass blir jobben enklere. Kontakt oss gjerne for mer informasjon. Nedenfor kan du laste ned en gratis sjekkliste for GDPR. Den vil forhåpentligvis være nyttig hvis du ønsker å ta en ekstra gjennomgang av rutiner og praksis.
