Har din bedrift etablert – eller husket å videreføre - gode rutiner for datasletting etter lang tid med hjemmekontor? Her er en liten påminnelse!
Vi kommuniserer mer enn noen gang med hverandre via PC-er, nettbrett og smarttelefoner, og legger igjen spor i det meste vi foretar oss gjennom kanalene og datasystemene vi bruker. Da blir gode rutiner for sletting av data og avhending av brukt utstyr ekstra viktig. Informasjon som ikke blir slettet, kan være gull verdt for kriminelle hvis de får tak i det utrangerte utstyret du eller medarbeiderne dine har brukt.
Les også: Finnes det dumpster-divere i papiravfallet ditt?
Kanskje er det ekstra krevende nå, å ha kontroll over hvem som bruker hva, hvor informasjon blir lagret, og hvor lenge hver enkelt elektronisk enhet skal være i bruk før vi skaffer noe nytt. Punktene nedenfor kan være til hjelp i arbeidet med å skaffe oversikt, og legge til rette for sikker sletting av data.
Få kontroll på informasjonsflyten og sørg for gode rutiner
- Hvor skapes informasjonen?
- Hva gjør medarbeidere med informasjonen?
- Hvor lagres den, og på hvilke medier?
Ved å ha kontroll på informasjonsflyten, vil du på sikt ikke bare redusere sikkerhetsrisikoen knyttet til bedriftens datainformasjon, men også kostnadene dere har.
Du trenger en plan for det videre arbeidet også:
- Når skal dokumenter fjernes eller flyttes fra de forskjellige lagringsenhetene?
- Når skal elektronisk utstyr erstattes (basert på antatt levetid) – og hvordan dette skal foregå?
Når du har skaffet deg en oversikt og laget en plan for når ting skal gjøres, er en viktig del av jobben gjort. Men, i tillegg må du involvere alle medarbeiderne, og sørge for at de gjør sin del av jobben – ved å følge rutinene.
Gode råd for hjemmekontoret
Etter lang tid med hjemmekontor, har de fleste forhåpentligvis etablert gode rutiner for å sikre informasjonsflyten hjemme også. Likevel kan det være greit å minne om følgende:
- Privat datautstyr bør ikke deles med andre
- Logg av og lås skjermen når IT-utstyret ikke er i bruk
- Påse at programvare og antivirusprogram blir oppdatert jevnlig
Forsikre deg om at ansatte er klar over hvilke konsekvenser informasjon på avveie kan få. Dokumenter med sensitiv informasjon må ikke kastes sammen med vanlig avfall. Samle i stedet opp dokumenter i egne sikkerhetsposer, laget for bruk på hjemmekontor.
Flere råd for å jobbe trygt på hjemmekontor finner du for øvrig på nettvett.no.
Husk også på at for å imøtekomme GDPR-kravene, må virksomheten i tillegg ha klare rutiner for hvordan personvern blir ivaretatt.
Sikker datasletting
Men hva gjør du da, når gammelt utstyr skal erstattes? Det er jo ikke tilstrekkelig å tømme "papirkurven" på PCen, eller å formatere disken før dere kvitter dere med det. Det er bare det samme som å bare rive ut innholdsregisteret foran i en perm, og det er fortsatt en lett sak å finne resten av innholdet. Selv harddisker som er slått i stykker, gir ingen garanti for at informasjon ikke kan hentes fram igjen.
Det finnes mange programmer som sletter data, men den sikreste, enkleste, og mest miljøvennlige måten å fjerne risiko for informasjon på avveie når data skal slettes, er å destruere harddisker og lagringsenheter fysisk hos en profesjonell aktør som sørger for at alt kildesorteres og gjenvinnes.
Velge profesjonell hjelp til dataslettingen?
Ønsker du 100 prosent sikker datasletting bør du derfor overlate jobben til profesjonelle. Sørg for at leverandøren du velger har en løsning som dekker ditt behov, og spør gjerne etter sertifiseringer og dokumentasjon på at jobben blir korrekt utført.
Ved å levere gamle maskiner til en seriøs aktør sikrer du at destruksjonen blir trygt og miljøvennlig utført. Hos Norsk Makulering skjer det ved at lagringsenhetene blir kvernet, mens øvrig materiale blir sortert og sendt videre til behandling som EE-avfall og gjenvinning.
Erfaring viser at gammelt datautstyr ofte blir liggende lenge på kontoret (eller kanskje hjemme) før det blir levert inn. Norsk Makulering tilbyr en god løsning på dette gjennom Digibox, en sikker, låst beholder hvor medarbeidere kan legge det utrangerte utstyret. Beholderen hentes av oss etter avtale.
Lykke til med etablering – eller videreføring – av gode sletterutiner, uansett hvor kontoret er for øyeblikket. Og du, last gjerne ned guiden for sikker makulering av digitale lagringsmedier:
Denne artikkelen ble første gang publiser på Makuleringsbloggen i mars 2016, men har siden blitt redigert og oppdatert.
