Avtaleutkast og en rekke andre dokumenter som skrives ut og senere blir kastet, bør ikke havne i returpapiret. Sensitiv informasjon kan havne på avveie. Har virksomheten litt volum på slike papirer, er det smart med en profesjonell avtale om sikker makulering.
Har du noen gang revet et stykke papir i småbiter, kastet det i papirkurven og tenkt at «det går sikkert bra»? Magefølelsen kan nok likevel være dårlig ved tanken på konsekvensene hvis uvedkommende skulle lete gjennom avfallet og pusle sammen bitene…
La oss se på motiver og metoder for å bli kvitt virksomhetens hemmelige papirer uten påfølgende bekymringer.
Hemmeligheter kan være mye mer enn Panama Papers
Når jeg skriver «hemmeligheter», tenker jeg ikke nødvendigvis på Panama Papers og de store dimensjonene det fikk. Det kan være alt fra forslag til forretningsavtaler og notater fra en medarbeidersamtale til uskyldige skriblerier rundt en tale du forkastet fordi du ikke var fornøyd med den. Hvis du har kastet den, har du sannsynligvis ikke lyst til at andre skal lese den.
I kortform: Det du ikke vil ha på forsiden av lokalavisen, må du ha kontroll på. Synes du det er ukomfortabelt å tenke på at andre leser noe du har skrevet, bør du sørge for at det blir makulert i stedet for å kaste det sammen med annet returpapir.
Som leder i en bedrift er det klokt å tenke at det meste av det du produserer av papiravfall, bør makuleres. Det gjelder uansett om dokumentene omhandler medarbeidere, kunder, leverandører, bedriftens omdømme eller deg selv.
Les også: Hvor mye kan konkurrentene dine finne ut av fakturaene du kaster? >>
Hva skjer med papir som blir sendt til ordinær gjenvinning?
Med tanke på miljøet, er det ingen tvil om gevinsten av å gjenvinne papiret som bedriften kaster. Utfordringen med returpapir er likevel sikkerheten: Det er ikke borte selv om det har blitt hentet. Papir som skal gjenvinnes tømmes gjerne i store haller på avfallsmottak. Hvor lenge det blir liggende her, er det sjelden faste rutiner på. Det finnes ingen regler for hvor lang tid det skal ta før papirene dine virkelig blir gjenvunnet. Dermed har du heller ingen kontroll på det du har kastet.
Fikk du med deg denne? Finnes det dumpster-divere i papiravfallet ditt?>>
Hva innebærer en avtale om makulering?
Hvis virksomheten har en avtale om sikkerhetsmakulering, kan du være trygg. Det innebærer at medarbeiderne putter dokumentene rett i en låst beholder, som blir hentet av klarert personale til avtalt tid.
Beholderne fraktes på låste biler og leveres på mottak som er sikret for uvedkommende. På mottaket tømmes innholdet fra beholderne direkte i store papirkverner.
Med en slik løsning risikerer du ikke at uvedkommende får innsyn i interne papirer. Skulle det være informasjon du ikke ønsker publisitet rundt, vil den analoge kanalen være sikret. Med andre ord kan du sove godt om natten
En avtale om sikker makulering gir også en klar forenkling av arbeidet med å destruere sensitive dokumenter. I stedet for å bruke tid foran en makuleringsmaskin, kan du og kolleger slippe papirene ned i makuleringsbeholderen.
