Har du planer om å rydde kontoret eller i andre deler av virksomheten før du tar juleferie? Da bør du huske på at ryddesjauen kan innebære økt risiko for at sensitiv informasjon kommer på avveie. Med EUs personvernforordning (GDPR) har det blitt enda viktigere å ha god kontroll på sensitive personopplysninger. Alvorlige brudd på regelverket kan gi millionbøter – og det ønsker du deg neppe til jul. Her er et par tips for sikker julerydding!
Med plomberte makuleringsbeholdere blir ryddingen enkel og sikker
Før du starter ryddingen på skrivebord, i skuffer, skap, arkiver og på lagre, kan det være lurt å sørge for sikker makulering av dokumentene du skal kvitte deg med. Norsk Makulering har en enkel og sikker løsning med plomberte beholdere hvor du lett kan kaste dokumenter gjennom en slisse. Når ryddingen er overstått, hentes beholderne av sikkerhetsklarert personell som frakter dem i låste biler til et lukket, videoovervåket anlegg. Her kvernes dokumentene slik at informasjonen ikke kan gjenskapes. Video som viser vår prosess kan du se her.
Du har trolig mer enn personopplysninger som bør makuleres
Husk også at det ikke bare er personopplysninger som bør slettes på en sikker måte. Om andre opplysninger kommer på avveie, kan det føre til skade for bedriften i form av omdømmetap og svekket konkurranseevne.
Vi får av og til spørsmål om hva som bør makuleres. Hva er sensitiv informasjon? Jeg er fristet til å si at det er mer enn du tror. Tilsynelatende "ufarlige" enkeltopplysninger kan hentes fra flere dokumenter og settes sammen. Det kan gi andre informasjon de helst ikke bør ha. Typiske eksempler er fakturaer, innkjøpsordrer, pakksedler og ordrebekreftelser. Kast ikke slike dokumenter i papirkurven. Da kan uvedkommende skaffe seg informasjon om dine kunder, dine leverandører, prisinformasjon, leveringsbetingelser og produktinformasjon.
Er du usikker, så er jo det sikreste å makulere alt.
Er GDPR-rutinene på plass nå?
Som du sikkert vet stiller GDPR en rekke krav til virksomhetene. Ansvaret har blitt større og pliktene flere. Informasjonssikkerheten forutsetter grundige rutiner. Har du mulighet, kan det være lurt å ta en sjekk på rutinene dere har for å møte de nye kravene. Etter en julerydding med sikker makulering og rutinesjekk, kan du starte det nye året i tryggere forvissning om at sensitive data ikke kommer på avveie i din virksomhet.
Nedenfor finner du en gratis sjekkliste for GDPR. Jeg vil forøvrig benytte anledningen til å ønske deg en fin jul og godt nyttår med følgende tips: Vil du redusere risikoen for sikkerhetsbrudd i 2019, bør du vurdere en makuleringsavtale!
